Kontrahent nie zapłacił za fakturę, a podatek VAT od tej sprzedaży został już rozliczony? Poniżej pokazuję praktyczny przykład ulgi na złe długi w deklaracji VAT-7, a właściwie w obecnym pliku JPK_V7, wraz z obliczeniami, oznaczeniami pól, terminami i skutkami późniejszej zapłaty.
Najważniejsze zasady rozliczenia niezapłaconej faktury
- 90 dni od terminu płatności pozwala uznać nieściągalność wierzytelności za uprawdopodobnioną.
- Od 2020 roku VAT-7 nie składa się już osobno. Zastąpił go JPK_V7M albo JPK_V7K.
- Wierzyciel wykazuje korektę na minus, a dłużnik co do zasady koryguje wcześniej odliczony VAT.
- Dla faktury z VAT 23% korekta obejmuje osobno kwotę netto i VAT.
- Zapłata po zastosowaniu ulgi powoduje obowiązek korekty powrotnej na plus.
VAT-7 czy JPK_V7 przy uldze na złe długi
Wiele osób nadal mówi o deklaracji VAT-7, ponieważ właśnie w niej dawniej wykazywało się ulgę na złe długi. Obecnie rozliczenia za okresy od października 2020 roku przekazuje się w jednym pliku JPK_V7M przy rozliczeniu miesięcznym albo JPK_V7K przy rozliczeniu kwartalnym. Potwierdza to aktualna instrukcja JPK_VAT Ministerstwa Finansów.
Oznacza to, że nie szukamy już osobnego formularza VAT-7 ani papierowego załącznika VAT-ZD dla bieżących rozliczeń. Korektę ujmuje się w części ewidencyjnej i deklaracyjnej JPK_V7. Dla plików składanych od 1 lutego 2026 roku obowiązują struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), choć sama logika rozliczenia ulgi pozostała podobna.
Jeżeli korekta dotyczy bardzo starego okresu, trzeba sprawdzić, jaki formularz obowiązywał w tamtym czasie. W dalszej części używam określenia „VAT-7” w znaczeniu potocznym, ale przykład odnosi się do aktualnego JPK_V7.
Kiedy wierzyciel może skorzystać z ulgi na złe długi
Ulga pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania i VAT należny od sprzedaży, za którą przedsiębiorca nie otrzymał zapłaty. Nie jest to umorzenie długu. Wierzyciel nadal może dochodzić całej należności od kontrahenta, a odzyskuje jedynie podatek, który wcześniej zapłacił urzędowi.
Według aktualnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów trzeba sprawdzić łącznie kilka warunków.
- Wierzytelność dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium Polski.
- Nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie przez 90 dni od upływu terminu płatności.
- Od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie upłynęły 3 lata.
- Wierzyciel jest czynnym podatnikiem VAT w dniu poprzedzającym dokonanie korekty.
- Do dnia złożenia JPK_V7 za okres korekty należność nadal nie została uregulowana ani zbyta.
Skorzystanie z ulgi jest prawem, a nie obowiązkiem. W praktyce nie odkładałbym jednak decyzji bez powodu. Jeśli firma przez wiele miesięcy finansuje podatek od niezapłaconej faktury, ulga może poprawić płynność szybciej niż sama windykacja.
Przykład ulgi na złe długi w JPK_V7 krok po kroku
Założenia
Firma Alfa wystawiła 1 lutego 2026 roku fakturę za usługę wykonaną w Polsce. Dane faktury wyglądają następująco.
| Element | Wartość |
|---|---|
| Wartość netto | 10 000 zł |
| VAT 23% | 2 300 zł |
| Wartość brutto | 12 300 zł |
| Termin płatności | 14 lutego 2026 roku |
| Zapłata | brak |
Dziewięćdziesiąty dzień od upływu terminu płatności przypada 15 maja 2026 roku. Jeżeli do dnia złożenia pliku za maj kontrahent nadal nie zapłaci i wierzytelność nie zostanie sprzedana, Alfa może wykazać ulgę w JPK_V7M za maj, składanym co do zasady do 25 czerwca 2026 roku.
Kwota korekty
Firma nie koryguje całej faktury jako jednej kwoty brutto. Rozdziela korektę na podstawę opodatkowania i podatek należny.
| Pozycja | Kwota korekty | Znaczenie |
|---|---|---|
| Podstawa opodatkowania | -10 000 zł | Zmniejszenie sprzedaży netto |
| VAT należny | -2 300 zł | Zmniejszenie podatku należnego |
| Wartość brutto | -12 300 zł | Kwota niezapłaconej faktury |
Jeżeli przed korektą podatek do zapłaty za maj wynosił przykładowo 8 000 zł, zastosowanie ulgi zmniejszy go do 5 700 zł. Rzeczywisty efekt zależy oczywiście od wszystkich pozostałych transakcji ujętych w JPK.
Jak wpisać korektę do JPK_V7
W ewidencji sprzedaży trzeba ująć korygowaną fakturę indywidualnie, z danymi kontrahenta i numerem dokumentu. Nie wystarczy wpisać jednej zbiorczej kwoty dla kilku faktur. W aktualnym pliku należy zaznaczyć pole dotyczące korekty podstawy opodatkowania, podać termin płatności i wykazać wartości ze znakiem minus.
| Element JPK_V7 | Przykład dla faktury Alfa |
|---|---|
| Numer kontrahenta | NIP nabywcy |
| Numer dokumentu | FV 12/02/2026 |
| Pole korekty podstawy opodatkowania | 1 |
| TerminPlatnosci | 2026-02-14 |
| K_19, stawka 23% | -10 000 zł |
| K_20, VAT 23% | -2 300 zł |
| P_68 w części deklaracyjnej | -10 000 zł |
| P_69 w części deklaracyjnej | -2 300 zł |
Pola K_19 i K_20 dotyczą przykładu ze stawką 23%. Przy innej stawce program księgowy powinien skierować wartości do odpowiednich pól ewidencji. Najczęstszy błąd polega na wpisaniu korekty tylko w części deklaracyjnej, bez prawidłowego wskazania konkretnej faktury w ewidencji.
Do korekty z tytułu ulgi na złe długi nie stosuje się oznaczenia WEW. Fakturę ujmuje się z danymi kontrahenta, a nie jako anonimowy dokument wewnętrzny. Korekta powinna być także zgodna z dokumentacją księgową, terminem płatności i rzeczywistym stanem rozrachunków.
Co się dzieje po zapłacie i po stronie dłużnika
Zapłata po zastosowaniu ulgi
Jeżeli kontrahent zapłaci całą fakturę po zastosowaniu ulgi, wierzyciel musi odwrócić korektę. W okresie otrzymania zapłaty wykazuje ponownie 10 000 zł podstawy i 2 300 zł VAT na plus, oznaczając fakturę jako korektę związaną z uregulowaniem należności.
Przy zapłacie częściowej korekta powrotna obejmuje tylko opłaconą część. Jeżeli kontrahent z przykładu zapłaci 4 920 zł, czyli 40% faktury brutto, wierzyciel zwiększy podstawę o 4 000 zł i VAT należny o 920 zł. Pozostała część nadal pozostaje objęta wcześniejszą ulgą.
Obowiązek nabywcy
Dłużnik, który odliczył VAT z niezapłaconej faktury, ma co do zasady obowiązek skorygować odliczony podatek w okresie, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Dla faktury Alfa będzie to 2 300 zł w polu K_49, o ile należność nie została zapłacona najpóźniej do końca okresu, w którym minął ten termin.
Jeżeli dłużnik później ureguluje fakturę, może ponownie zwiększyć podatek naliczony w zakresie zapłaconej części. W ewidencji zakupów wskazuje się poszczególne faktury, a nie wyłącznie zbiorczą kwotę bez identyfikacji dokumentów.
Przeczytaj również: Zajęcie rachunku bankowego przez komornika - ile zostaje?
Błędy, które najczęściej zmieniają wynik
- Liczenie 90 dni od daty wystawienia faktury zamiast od terminu płatności.
- Wykazywanie kwoty brutto zamiast osobno netto i VAT.
- Wpisanie korekty na plus zamiast na minus po stronie wierzyciela.
- Pominięcie sprawdzenia, czy kontrahent zapłacił przed wysłaniem JPK.
- Brak korekty powrotnej po późniejszej zapłacie.
- Traktowanie VAT-7 jako aktualnego formularza dla rozliczeń po 2020 roku.
Co sprawdzić przed wysłaniem pliku za okres z ulgą
Przed wysłaniem JPK_V7 sprawdzam przede wszystkim cztery daty: datę wystawienia faktury, termin płatności, dzień upływu 90 dni i dzień faktycznej zapłaty. Dopiero potem porównuję kwoty netto i VAT z zapisami faktury oraz z rozrachunkami.
Jeżeli kwota jest wysoka, kontrahent jest w restrukturyzacji albo płatności były częściowe i nieregularne, zwykłe automatyczne księgowanie może nie wystarczyć. W takiej sytuacji dobrze zachować potwierdzenia salda, historię wezwań do zapłaty i dokumenty potwierdzające każdą otrzymaną wpłatę.
Najważniejsza praktyczna zasada jest prosta: ulga na złe długi zmniejsza VAT, ale nie usuwa obowiązku pilnowania samej wierzytelności. Korekta podatku i windykacja powinny być prowadzone równolegle, bo odzyskanie VAT nie oznacza jeszcze odzyskania pieniędzy od dłużnika.
