Gdy dłużnik ogłasza upadłość, faktura, pożyczka albo zasądzone odszkodowanie nie trafiają automatycznie do wypłaty. Zgłoszenie wierzytelności pozwala wierzycielowi uczestniczyć w postępowaniu i ubiegać się o pieniądze z masy upadłości. Wyjaśniam, kto musi złożyć formularz, jaki obowiązuje termin, jak przejść przez KRZ, jakie dokumenty przygotować i co zrobić, gdy syndyk zakwestionuje roszczenie.
Kilka decyzji przesądza o tym, czy wierzyciel zostanie uwzględniony
- Termin wynosi co do zasady 30 dni od obwieszczenia o upadłości w Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
- Elektroniczny formularz składa się przez KRZ, a nie zwykłym e-mailem do syndyka.
- Spóźnienie kosztuje. W 2026 roku zryczałtowane koszty wynoszą 1327,71 zł.
- Zwykłe zgłoszenie jest bezpłatne i nie wymaga opłaty sądowej.
- Dokumenty i wyliczenie kwoty mają często większe znaczenie niż sama nazwa roszczenia.
Kto powinien wystąpić do syndyka
Formularz składa przede wszystkim wierzyciel osobisty, który chce uczestniczyć w podziale pieniędzy zgromadzonych w masie upadłości. Chodzi między innymi o bank, firmę pożyczkową, wynajmującego, kontrahenta, byłego pracownika dochodzącego innych niż pracownicze należności albo osobę z prawomocnym wyrokiem przeciwko upadłemu.
Nie wystarczy samo przekonanie, że dłużnik powinien zapłacić. Roszczenie trzeba określić kwotowo, wskazać jego podstawę i dołączyć dowody. Ja zawsze zaczynam od ustalenia, z jakiego zdarzenia powstał dług, kiedy stał się wymagalny i czy po ogłoszeniu upadłości nie doszło już do częściowej zapłaty.
Kiedy formularz nie jest potrzebny
Należności ze stosunku pracy są co do zasady umieszczane na liście przez syndyka z urzędu. Pracownik nie musi więc zgłaszać samego wynagrodzenia, choć powinien szybko skontaktować się z syndykiem, jeżeli dane o zatrudnieniu, wynagrodzeniu albo zaległych świadczeniach są niepełne.
Wierzytelność zabezpieczona hipoteką, zastawem albo zastawem rejestrowym również może zostać wpisana z urzędu. Mimo to zgłoszenie często jest rozsądnym rozwiązaniem, szczególnie gdy wierzyciel chce dokładnie opisać zabezpieczenie, odsetki albo dochodzić roszczenia z konkretnego przedmiotu.
| Przykład należności | Czy zwykle trzeba ją zgłosić | Co ma znaczenie |
|---|---|---|
| Nieopłacona faktura | Tak | Faktura, umowa, potwierdzenie wykonania usługi i wyliczenie odsetek |
| Pożyczka lub kredyt | Tak | Umowa, historia spłat, saldo kapitału i zabezpieczenia |
| Wynagrodzenie ze stosunku pracy | Co do zasady nie | Dane pracownicze znajdujące się u syndyka |
| Wierzytelność hipoteczna | Nie zawsze, ale często warto | Wpis w księdze wieczystej i zakres zabezpieczenia |
Termin 30 dni i koszt spóźnienia
Termin wskazuje postanowienie o ogłoszeniu upadłości. W typowym postępowaniu wynosi 30 dni od dnia obwieszczenia tego postanowienia w KRZ. Nie liczy się go od dnia, w którym wierzyciel faktycznie przeczytał pismo albo odebrał zawiadomienie od syndyka.
Datę trzeba sprawdzić w samym obwieszczeniu i zapisać jako konkretny dzień końcowy. Jeżeli ostatni dzień wypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, zastosowanie mogą mieć zasady dotyczące końca terminu, ale nie radzę odkładać wysyłki do ostatnich godzin. Awaria konta, problem z podpisem albo brak załącznika nie zawsze da się później skutecznie naprawić.
Co grozi za przekroczenie terminu
Spóźnione zgłoszenie może zostać rozpoznane, ale wierzyciel ponosi zryczałtowane koszty postępowania, nawet jeżeli opóźnienie nastąpiło bez jego winy. W 2026 roku jest to 15% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez nagród z zysku za trzeci kwartał 2025 roku, czyli 1327,71 zł według danych GUS.
Ta kwota nie jest stała na zawsze. Zależy od wskaźnika ogłaszanego dla odpowiedniego kwartału i może się zmienić. Syndyk wskazuje rachunek, na który trzeba wpłacić należność. Brak wpłaty może doprowadzić do zwrotu formularza z powodu braków formalnych.
Spóźnienie ma jeszcze jeden praktyczny skutek. Jeżeli do zakończenia albo umorzenia postępowania nie zostanie wydane albo nie uprawomocni się rozstrzygnięcie dotyczące spóźnionego roszczenia, postępowanie w tym zakresie może zostać umorzone. Dlatego nawet po terminie zwykle lepiej działać szybko niż uznać, że wszystko jest już stracone.
Ważna różnica jest taka, że zwykłe zgłoszenie nie wymaga opłaty sądowej. Koszt pojawia się przede wszystkim przy spóźnieniu albo wtedy, gdy wierzyciel korzysta z odpłatnej pomocy profesjonalnego pełnomocnika.
Jak przejść przez formularz w KRZ
Wierzytelność zgłasza się elektronicznie za pośrednictwem systemu obsługującego postępowanie sądowe. W praktyce oznacza to konieczność założenia konta, uwierzytelnienia tożsamości i odnalezienia właściwej sprawy dotyczącej upadłego.
- Ustal dane sprawy. Przygotuj imię i nazwisko albo nazwę upadłego, sygnaturę postępowania, datę obwieszczenia oraz dane syndyka.
- Zaloguj się do KRZ przy użyciu dostępnej metody identyfikacji elektronicznej, na przykład profilu zaufanego, e-dowodu albo podpisu kwalifikowanego.
- Wybierz właściwe postępowanie i formularz przeznaczony do zgłoszenia należności syndykowi.
- Wpisz dane wierzyciela, w tym adres, PESEL albo NIP, numer KRS, jeżeli dotyczy, oraz numer rachunku bankowego.
- Opisz roszczenie. Podaj kapitał, należności uboczne, podstawę powstania długu, kategorię zaspokojenia i ewentualne zabezpieczenia.
- Dodaj dowody, podpisz i wyślij. Po wysłaniu zachowaj urzędowe poświadczenie albo inne potwierdzenie złożenia dokumentu.
Najczęstszy błąd polega na zapisaniu formularza bez jego skutecznego wysłania. Sam projekt w systemie nie chroni terminu. Po zakończeniu czynności sprawdzam, czy dokument ma status potwierdzający przekazanie oraz czy załączniki rzeczywiście zostały dołączone.
Jeżeli wierzyciel występuje przez pełnomocnika, trzeba dodać dokument pełnomocnictwa. Brak umocowania albo nieczytelny skan może spowodować wezwanie do uzupełnienia, a przy poważniejszych brakach nawet zwrot pisma.
Co wpisać i jakie dokumenty dołączyć
Prawo wymaga podania danych pozwalających zidentyfikować wierzyciela, dokładnego określenia roszczenia, dowodów jego istnienia, kategorii zaspokojenia, zabezpieczeń oraz informacji o toczących się sprawach. Nie traktuję tych pól jako formalności. Każde z nich pomaga syndykowi ustalić, czy i w jakiej wysokości dług powinien trafić na listę wierzytelności.
Podstawowy zestaw dokumentów
- umowa, zamówienie albo regulamin, z którego wynika obowiązek zapłaty,
- faktura, rachunek, nota obciążeniowa albo harmonogram spłat,
- potwierdzenie wykonania usługi lub wydania towaru,
- wezwania do zapłaty i korespondencja z dłużnikiem,
- wyciągi bankowe pokazujące brak zapłaty albo częściowe spłaty,
- wyrok, nakaz zapłaty lub ugoda, jeżeli sprawa była już w sądzie,
- dokumenty dotyczące hipoteki, zastawu, poręczenia albo gwarancji.
Do kwoty głównej trzeba doliczyć należności uboczne, ale należy je policzyć do właściwej daty. W przypadku odsetek znaczenie ma między innymi rodzaj wierzytelności, data wymagalności i zabezpieczenie. Nie wpisuję odsetek automatycznie za cały okres aż do dnia formularza, bo część z nich może nie podlegać ujęciu w taki sposób.
Roszczenie sporne albo niepieniężne
Jeżeli dłużnik kwestionował fakturę albo sprawa jest w toku, trzeba opisać stan postępowania i wskazać sąd, sygnaturę oraz dotychczasowe rozstrzygnięcia. Brak prawomocnego wyroku nie przekreśla automatycznie możliwości zgłoszenia, ale wymaga mocniejszego uzasadnienia i pełnego zestawu dowodów.
Roszczenie niepieniężne, na przykład o wydanie rzeczy, również wymaga określenia jego wartości. W praktyce nie wystarczy napisać, że chodzi o zwrot konkretnego przedmiotu. Trzeba wyjaśnić, czego wierzyciel żąda i jaką wartość ma to roszczenie na potrzeby postępowania.
Przeczytaj również: PKO BP i upadłość konsumencka - co dzieje się z kontem?
Poręczyciel i współdłużnik
Poręczyciel, gwarant albo współdłużnik może mieć roszczenie zwrotne wobec upadłego. Jeżeli spłacił już wierzyciela, zgłasza je w wysokości dokonanej zapłaty. Jeżeli jeszcze nie zapłacił, może chodzić o wierzytelność warunkową, czyli taką, której powstanie albo wysokość zależy od przyszłego zdarzenia.
Co dzieje się po wysłaniu formularza
Syndyk sprawdza, czy roszczenie znajduje potwierdzenie w dokumentach upadłego, księgach rachunkowych, księdze wieczystej albo rejestrach. Może również zwrócić się do upadłego o oświadczenie, czy uznaje dług. Samo przyjęcie formularza przez system nie oznacza więc jeszcze, że roszczenie zostanie uznane w pełnej wysokości.
Jeżeli syndyk nie znajdzie potwierdzenia w dokumentach upadłego, może wezwać wierzyciela do przedstawienia dowodów. Zwykle na ich złożenie jest tydzień. Ten termin nie podlega przedłużeniu ani przywróceniu, dlatego wezwanie z KRZ trzeba sprawdzać regularnie, a nie tylko czekać na list papierowy.
Po weryfikacji syndyk przygotowuje listę wierzytelności. Jeżeli należność zostanie pominięta albo uznana w zbyt niskiej kwocie, wierzyciel może zareagować na właściwym etapie postępowania. Na zarządzenie syndyka o zwrocie formularza przysługuje skarga do sędziego-komisarza w terminie tygodnia od doręczenia zarządzenia z uzasadnieniem.
Gdy lista wierzytelności zostanie obwieszczona, wierzyciel ma co do zasady dwa tygodnie na sprzeciw dotyczący uznania albo odmowy uznania jego należności. Sprzeciw powinien wskazywać konkretną pozycję na liście, żądany sposób jej zmiany i dowody potwierdzające stanowisko.
Nie warto też zwlekać z powodu przekonania, że przedawnienie już nastąpiło. Złożenie formularza przerywa bieg terminu przedawnienia, a po zakończeniu albo umorzeniu postępowania termin zaczyna biec na nowo. To dodatkowy powód, aby potraktować czynność jako element ochrony roszczenia, a nie wyłącznie formalny warunek udziału w podziale.
Najwięcej zależy od daty i dowodów
Przed wysłaniem formularza sprawdzam trzy rzeczy: datę końcową terminu, prawidłową kwotę oraz komplet dokumentów. Jeżeli roszczenie jest zabezpieczone, sporne albo dotyczy poręczenia, opisuję również wariant awaryjny, czyli co ma się stać, gdy syndyk nie uzna całości należności.
Najgorszym rozwiązaniem jest przesłanie przypadkowego zestawu załączników i liczenie, że syndyk sam odtworzy historię długu. Dobrze przygotowane zgłoszenie powinno pozwolić osobie analizującej akta szybko odpowiedzieć na trzy pytania: skąd wynika należność, ile dokładnie wynosi i dlaczego powinna zostać uwzględniona w postępowaniu.
