Gdy firma odliczyła VAT z faktury, ale mimo upływu terminu nadal nie zapłaciła dostawcy, obowiązek rozliczeniowy może powstać po jej stronie już po 90 dniach. Wyjaśniam, jak działa ulga na złe długi u dłużnika, jak ująć korektę VAT w księgach rachunkowych oraz co zmienić w PIT albo CIT.
Najważniejsze zasady rozliczenia nieopłaconej faktury przez dłużnika
- 90 dni liczy się od dnia następującego po upływie terminu płatności z faktury, umowy albo rachunku.
- W VAT dłużnik musi skorygować wcześniej odliczony podatek naliczony od niezapłaconej części faktury.
- W podatku dochodowym niezapłacone zobowiązanie zwykle zwiększa podstawę opodatkowania, najczęściej o kwotę netto.
- Korekta VAT trafia do JPK_V7 za okres, w którym upłynął 90. dzień, chyba że zapłata nastąpiła najpóźniej do końca tego okresu.
- Po późniejszej zapłacie można odzyskać prawo do odliczenia VAT i odpowiednio zmniejszyć wcześniejszą korektę dochodu.
Co dokładnie musi zrobić dłużnik po 90 dniach
Nieopłacona faktura nie przestaje być kosztem ani nie znika z rozrachunków. Zmienia się jednak sposób jej rozliczenia podatkowego. Ja zawsze rozdzielam tutaj korektę VAT od korekty w PIT albo CIT, ponieważ są to dwa odrębne obowiązki.
| Obszar | Obowiązek dłużnika | Moment rozliczenia |
|---|---|---|
| VAT | Zmniejszenie wcześniej odliczonego VAT naliczonego od niezapłaconej części faktury | Okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności |
| PIT lub CIT | Zwiększenie podstawy opodatkowania albo zmniejszenie straty o nieuregulowane zobowiązanie | Rok podatkowy, w którym upłynęło 90 dni, ewentualnie przy obliczaniu zaliczki |
| Księgi rachunkowe | Ujęcie korekty VAT, jeżeli podatek stał się nieodliczalny | Na podstawie dokumentu księgowego sporządzonego przez jednostkę |
W VAT obowiązek powstaje wtedy, gdy firma odliczyła podatek naliczony i nie uregulowała należności w ciągu 90 dni od terminu płatności. Jeżeli VAT nie został odliczony, nie ma czego korygować w tym trybie. Przy częściowej zapłacie korekta obejmuje tylko VAT przypadający na pozostałą część długu.
Warunki, których nie wolno pominąć
Przed zaksięgowaniem korekty sprawdzam nie tylko samą datę faktury. Znaczenie ma także to, czy doszło do zapłaty w innej formie, na przykład przez potrącenie, kompensatę albo rozliczenie z faktorem.
- Termin 90 dni liczy się od upływu terminu płatności, a nie od daty wystawienia faktury.
- Jeżeli zapłata nastąpiła najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym minęło 90 dni, korekta VAT nie jest potrzebna.
- Przy częściowej zapłacie korekta dotyczy wyłącznie niezapłaconej części.
- W PIT i CIT trzeba sprawdzić między innymi status stron, wiek zobowiązania oraz to, czy transakcja nie została zawarta między podmiotami powiązanymi.
Od terminu płatności do właściwego JPK
Przykładowo faktura ma termin płatności 31 stycznia. Jeżeli nie została zapłacona, 90. dzień przypada 1 maja. Dla podatnika rozliczającego VAT miesięcznie korekta trafi do rozliczenia za maj, chyba że należność została uregulowana do końca maja.
W aktualnym JPK_V7 korektę podatku naliczonego z tytułu ulgi na złe długi wykazuje się w części deklaracyjnej, w polach K_46 i P_46. Kwota zmniejszająca VAT jest wykazywana ze znakiem minus. Po późniejszej zapłacie zwiększenie podatku naliczonego trafia do pól K_47 i P_47 za okres, w którym zapłacono całość albo część zobowiązania.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że korekty nie należy oznaczać jako WEW. W JPK ujmuje się poszczególne faktury wraz z danymi kontrahenta, a przy tej korekcie nie stosuje się także oznaczeń procedur takich jak TP czy GTU.
Dokumentacja, którą warto mieć pod ręką
- oryginał faktury i informację o terminie płatności,
- potwierdzenie braku zapłaty albo zestawienie rozrachunków,
- informację o ewentualnej płatności częściowej, potrąceniu lub kompensacie,
- wyliczenie kwoty VAT podlegającej korekcie,
- dokument księgowy opisujący przyczynę i podstawę korekty.
Najczęściej problem nie wynika z samego wyliczenia, lecz z braku kontroli terminów. Dlatego przy większej liczbie faktur dobrze działa automatyczny raport zobowiązań przeterminowanych o 60, 90 i 120 dni.
Jak zaksięgować korektę VAT w księgach rachunkowych
Przepisy nie narzucają jednego planu kont. Poniższy schemat pokazuje jednak typowe ujęcie, gdy firma prowadzi pełne księgi, odliczyła VAT i po 90 dniach musi oddać wcześniej odliczony podatek.
| Operacja | Wn | Ma | Kwota |
|---|---|---|---|
| Pierwotne ujęcie faktury | Koszt lub zapasy 10 000 zł VAT naliczony 2 300 zł |
Rozrachunki z dostawcą | 12 300 zł |
| Korekta po 90 dniach | Koszt albo wartość aktywa | Rozliczenie VAT naliczonego | 2 300 zł |
| Zapłata po korekcie | Rozliczenie VAT naliczonego | Koszt albo wartość aktywa | 2 300 zł |
W praktyce korekta po 90 dniach powoduje, że wcześniej odliczony VAT staje się czasowo podatkiem niepodlegającym odliczeniu. Dlatego jego wartość może zwiększyć koszt albo wartość początkową składnika majątku, zależnie od tego, czego dotyczyła faktura.
Sam rozrachunek z dostawcą pozostaje bez zmian. Jeżeli faktura opiewała na 12 300 zł brutto, po korekcie firma nadal ma do zapłaty 12 300 zł. Korekta podatku nie jest umorzeniem długu i nie zmniejsza konta rozrachunkowego.
Po zapłacie firma odzyskuje prawo do odliczenia VAT przypadającego na uregulowaną część. W księgach stosuje się wtedy zapis odwrotny, czyli zwiększa rozliczenie VAT i zmniejsza koszt albo wartość aktywa. Przy częściowej płatności wszystkie kwoty liczę proporcjonalnie.
Jak rozliczyć obowiązek w PIT albo CIT
W podatku dochodowym dłużnik nie korzysta z ulgi, lecz wykonuje ustawowy obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania. Co istotne, obowiązek może powstać niezależnie od tego, czy wierzyciel faktycznie zastosował ulgę.
| Forma opodatkowania | Skutek niezapłaconego zobowiązania |
|---|---|
| PIT według skali lub liniowy | Zwiększenie dochodu albo zmniejszenie straty |
| CIT | Zwiększenie podstawy opodatkowania albo zmniejszenie straty |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Zwiększenie przychodów zgodnie z zasadami właściwymi dla tej formy |
Jeżeli VAT z faktury został odliczony, korekta podatku dochodowego zwykle dotyczy kwoty netto. Gdy VAT nie podlegał odliczeniu i cała wartość brutto była kosztem podatkowym, podstawą korekty może być kwota obejmująca także VAT.
W zeznaniu rocznym wykorzystuje się właściwy formularz oraz załącznik PIT/WZ albo CIT/WZ. Korektę można też uwzględnić przy obliczaniu zaliczek, jeżeli podatnik rozlicza podatek dochodowy na bieżąco.
W księgach rachunkowych sama korekta podstawy opodatkowania w PIT lub CIT zazwyczaj nie wymaga zmiany kosztu ani rozrachunku. Jest to korekta podatkowa, którą rozlicza się poza wynikiem bilansowym, na przykład w ewidencji pomocniczej albo na koncie pozabilansowym.
Przeczytaj również: Prezes spółki z o.o. odpowiada prywatnym majątkiem?
Ograniczenia przy podatku dochodowym
Przed zastosowaniem korekty trzeba zweryfikować, czy dłużnik nie jest na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego złożenie zeznania w trakcie restrukturyzacji, upadłości albo likwidacji. Znaczenie ma również limit czasowy liczony od końca roku, w którym wystawiono fakturę lub zawarto umowę, oraz brak powiązań między stronami.
Po zapłacie zobowiązania dłużnik może odpowiednio zmniejszyć podstawę opodatkowania w rozliczeniu za okres, w którym uregulował należność. Trzeba przy tym zachować ciągłość dokumentacji, aby było jasne, jaka część faktury została wcześniej skorygowana.
Przykład liczbowy pokazuje różnicę między VAT a podatkiem dochodowym
Firma otrzymała fakturę na 10 000 zł netto, 2 300 zł VAT i 12 300 zł brutto. Cały VAT został odliczony, a termin płatności przypadał na 31 stycznia. Do końca okresu rozliczeniowego, w którym minął 90. dzień, firma nie zapłaciła ani złotówki.
| Rodzaj korekty | Kwota | Skutek |
|---|---|---|
| VAT | 2 300 zł | Zmniejszenie wcześniej odliczonego VAT naliczonego |
| PIT lub CIT | 10 000 zł | Zwiększenie podstawy opodatkowania, przy pełnym odliczeniu VAT |
| Księgi rachunkowe | 2 300 zł | Zwiększenie kosztu albo wartości aktywa o nieodliczony czasowo VAT |
Jeżeli firma zapłaci później połowę faktury, czyli 6 150 zł, może odzyskać prawo do odliczenia VAT od uregulowanej części. Będzie to 1 150 zł VAT, a w podatku dochodowym odpowiednio zmniejszy się wcześniej dokonana korekta dotycząca 5 000 zł netto.
Ten przykład dobrze pokazuje, dlaczego nie należy wrzucać wszystkich zmian do jednego zapisu. VAT rozlicza się w JPK, podatek dochodowy w zeznaniu lub zaliczce, a księgi rachunkowe wymagają odrębnego ujęcia wpływu nieodliczonego podatku.
Błędy, które najczęściej psują rozliczenie
- Liczenie 90 dni od daty faktury zamiast od dnia następującego po upływie terminu płatności.
- Korygowanie całego VAT mimo częściowej zapłaty.
- Czekanie na fakturę korygującą od dostawcy, chociaż obowiązek dłużnika wynika bezpośrednio z przepisów.
- Oznaczanie korekty jako WEW albo pomijanie danych kontrahenta w JPK.
- Zmniejszanie konta dostawcy, mimo że dług nadal istnieje w pełnej wysokości.
- Brak korekty powrotnej po zapłacie faktury.
- Traktowanie korekty PIT lub CIT jak zwykłego zapisu kosztowego w księgach rachunkowych.
Szczególną ostrożność zachowuję przy firmach w restrukturyzacji lub upadłości. W VAT sam status postępowania może wymagać dodatkowej analizy, dlatego przy dużej kwocie nie opierałbym się wyłącznie na automatycznej funkcji programu księgowego.
Dłużna faktura wymaga osobnej kontroli VAT i podatku dochodowego
Najbezpieczniejsza kolejność działań jest prosta. Najpierw ustalam termin płatności i sprawdzam, czy nie doszło do zapłaty w innej formie. Potem wyliczam VAT od niezapłaconej części, ujmuję korektę w JPK, a osobno przygotowuję korektę PIT albo CIT.
Na końcu zapisuję datę i kwotę korekty w ewidencji pomocniczej. Dzięki temu po zapłacie można szybko odtworzyć właściwy zapis odwrotny, bez szukania faktury w całej dokumentacji. Właśnie ta kontrola, a nie samo kliknięcie funkcji „ulga na złe długi”, najczęściej decyduje o poprawności rozliczenia.
