Kontrahent nie płaci za fakturę, a firma mimo to musi regulować własne zobowiązania, wynagrodzenia i podatki. Przepisy nazywane potocznie ustawą o zatorach płatniczych dają wierzycielowi konkretne narzędzia: odsetki, rekompensatę za koszty odzyskiwania należności i możliwość zakwestionowania zbyt długiego terminu zapłaty. Wyjaśniam, jakie terminy obowiązują w 2026 roku, ile można doliczyć do niezapłaconej faktury i kiedy sprawą może zainteresować się UOKiK.
Najważniejsze zasady, które pomagają szybciej odzyskać pieniądze z faktury
- 60 dni to maksymalny termin zapłaty, gdy dużym przedsiębiorcą jest dłużnik, a po drugiej stronie znajduje się mikro-, mała albo średnia firma.
- Podmiot publiczny powinien zapłacić zasadniczo w ciągu 30 dni, a publiczny podmiot leczniczy w ciągu 60 dni.
- Wierzyciel może żądać odsetek bez dodatkowego wezwania, jeśli wykonał swoją część umowy i nie otrzymał zapłaty w terminie.
- Rekompensata za odzyskiwanie należności wynosi równowartość 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia.
- W 2026 roku od 1 lipca do 31 grudnia podstawowa stawka odsetek handlowych wynosi 13,75% rocznie.
Do jakich faktur stosują się przepisy antyzatorowe
Regulacja dotyczy przede wszystkim transakcji handlowych między przedsiębiorcami. Chodzi o odpłatną dostawę towaru albo wykonanie usługi, jeśli obie strony działają w związku ze swoją działalnością. Przepisy obejmują także część transakcji z podmiotami publicznymi, osoby wykonujące wolny zawód oraz przedsiębiorców z państw Unii Europejskiej, EFTA i Szwajcarii.
Nie jest to więc mechanizm przeznaczony do każdej zaległości. Zwykła pożyczka prywatna, świadczenie konsumenckie czy niektóre czynności bankowe podlegają innym regulacjom. Najpierw trzeba ustalić, czy konkretna faktura wynika z transakcji handlowej, a dopiero później liczyć odsetki i rekompensatę.
Przepisy nie rozwiązują też automatycznie problemu niewypłacalnego kontrahenta. Jeżeli wobec dłużnika ogłoszono upadłość albo otwarto postępowanie restrukturyzacyjne, wierzytelność trzeba prowadzić zgodnie z zasadami właściwymi dla tego postępowania. W takiej sytuacji samo wysłanie wezwania do zapłaty zwykle nie wystarczy.
Co oznacza duży przedsiębiorca
Dla terminu zapłaty ważne jest, czy dłużnik ma status dużego przedsiębiorcy. Jest nim firma, która nie mieści się w kategorii mikro-, małego albo średniego przedsiębiorcy. Duży kontrahent powinien przekazać drugiej stronie oświadczenie o swoim statusie przy pierwszej transakcji, a później także wtedy, gdy status uzyska albo utraci.
W praktyce nie radzę opierać się wyłącznie na nazwie spółki czy liczbie pracowników. Status może wynikać również z powiązań kapitałowych i danych finansowych. Jeżeli dłużnik jest dużą firmą, a wierzycielem jest MŚP, przepisy zapewniają temu drugiemu znacznie silniejszą ochronę.
Jakie terminy zapłaty są dopuszczalne
Podstawowa zasada dla transakcji między prywatnymi firmami mówi o 60 dniach liczonych od doręczenia faktury lub rachunku. Strony mogą czasem uzgodnić dłuższy termin, ale musi to wynikać wyraźnie z umowy i nie może rażąco krzywdzić wierzyciela. Inaczej wygląda sytuacja, gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem firma z sektora MŚP. Wtedy termin nie może przekroczyć 60 dni.
| Rodzaj transakcji | Maksymalny termin | Praktyczne znaczenie |
|---|---|---|
| Duży przedsiębiorca jako dłużnik, MŚP jako wierzyciel | 60 dni | Dłuższy zapis w umowie nie daje dłużnikowi skutecznej ochrony. |
| Zwykła transakcja między przedsiębiorcami | Zasadniczo 60 dni | Dłuższy termin wymaga wyraźnego uzgodnienia i nie może być rażąco nieuczciwy. |
| Podmiot publiczny | 30 dni | Dłuższy termin zastępuje ustawowy limit 30 dni. |
| Podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym | 60 dni | Dotyczy transakcji, w których dłużnikiem jest publiczna placówka medyczna. |
| Badanie towaru lub usługi | Do 30 dni | Procedura odbioru nie może służyć do sztucznego odsuwania zapłaty. |
Jeżeli umowa narusza ustawowy limit, nie zawsze trzeba uznać całą umowę za nieważną. W miejsce wadliwego postanowienia może wejść ustawowy termin 60, 30 albo 60 dni, zależnie od rodzaju transakcji. To istotna różnica, bo dłużnik nie może skutecznie zasłaniać się samym zapisem umowy.
Nie można także dowolnie ustalić daty doręczenia faktury. Jeżeli faktura została wystawiona przed dostawą albo nie da się wykazać dnia jej doręczenia, termin może być liczony od dnia, w którym dłużnik otrzymał towar lub usługę. Podobnie działa procedura badania, której termin nie powinien przekraczać 30 dni i nie może być rażąco nieuczciwy.
Co może doliczyć wierzyciel do niezapłaconej faktury
Najważniejsze uprawnienie to odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wierzyciel nie musi czekać na dodatkowe wezwanie, jeżeli wykonał swoje świadczenie, a dłużnik nie zapłacił w terminie. Odsetki nalicza się co do zasady od dnia wymagalności do dnia zapłaty.
W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2026 roku odsetki wynoszą 13,75% rocznie, gdy dłużnikiem nie jest publiczny podmiot leczniczy. Dla transakcji, w których dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, stawka wynosi w tym samym okresie 11,75% rocznie. Stawki są ustalane na półrocza, dlatego przy długim opóźnieniu trzeba sprawdzić, czy nie zmieniły się w trakcie naliczania.
Przykład jest prosty. Przy zaległości 10 000 zł i 30 dniach opóźnienia, przy stawce 13,75%, odsetki wyniosą około 113,01 zł. Jeżeli opóźnienie obejmuje dwa okresy odsetkowe, każdy z nich trzeba policzyć według właściwej stawki, zamiast stosować jedną wartość do całego czasu.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Oprócz odsetek wierzycielowi przysługuje rekompensata, która powstaje bez osobnego wykazywania kosztów windykacji. Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:
- 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro, gdy świadczenie jest wyższe niż 5 000 zł, ale niższe niż 50 000 zł,
- 100 euro, gdy świadczenie wynosi co najmniej 50 000 zł.
Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Jeżeli rzeczywiste, uzasadnione koszty windykacji przekroczyły rekompensatę, można żądać również ich zwrotu.
Przy płatności ratalnej rekompensata i odsetki mogą przysługiwać od każdej niezapłaconej części. Nie należy więc automatycznie przyjmować, że kilka rat tworzy jedną należność dla celów rozliczenia. Decydujące znaczenie ma treść umowy i sposób określenia poszczególnych świadczeń.
Ciekawym zabezpieczeniem dla mniejszych firm jest też bezskuteczność zastrzeżenia zakazującego przelewu wierzytelności. Jeżeli duży dłużnik nie zapłaci MŚP w terminie, ograniczenie cesji może przestać działać. To otwiera drogę do sprzedaży wierzytelności albo skorzystania z faktoringu, choć opłacalność takiego rozwiązania trzeba ocenić po uwzględnieniu dyskonta i ryzyka.
Jak dochodzić zapłaty krok po kroku
Najwięcej błędów powstaje nie przy samym liczeniu odsetek, lecz przy dokumentowaniu transakcji. Zanim wyślemy wezwanie, warto zebrać umowę, fakturę, potwierdzenie jej doręczenia, dokument dostawy lub odbioru oraz korespondencję dotyczącą reklamacji. Bez tych dowodów dłużnik może próbować twierdzić, że faktura nie została zaakceptowana albo świadczenie nie zostało prawidłowo wykonane.
- Ustal datę wymagalności i sprawdź, od kiedy biegnie termin zgodnie z umową oraz przepisami.
- Zweryfikuj status stron, zwłaszcza czy dłużnik jest dużym przedsiębiorcą, a wierzyciel należy do sektora MŚP.
- Policz odsetki i rekompensatę, rozdzielając okresy obowiązywania różnych stawek.
- Wyślij wezwanie do zapłaty z kwotą główną, odsetkami, rekompensatą i krótkim terminem dodatkowym.
- Wybierz dalszą drogę, czyli negocjacje, mediację, sprzedaż wierzytelności albo pozew.
W wezwaniu dobrze wskazać numer faktury, termin płatności, datę doręczenia, wysokość należności głównej i sposób wyliczenia odsetek. Nie ograniczałbym się do zdania „prosimy o pilną zapłatę”. Konkretny dokument często przyspiesza płatność bardziej niż kilka telefonów, bo pokazuje dłużnikowi, że wierzyciel zna swoje uprawnienia i jest gotowy ich dochodzić.
Jeżeli dłużnik kwestionuje fakturę, trzeba oddzielić rzeczywisty spór od zwykłego odwlekania płatności. Reklamacja dotycząca jakości towaru może wymagać analizy, ale samo milczenie, brak akceptacji w systemie albo przekazanie faktury do działu księgowego nie przesuwa automatycznie terminu zapłaty.
Przeczytaj również: Kilku komorników? Co zrobić przy zbiegu egzekucji
Termin dłuższy niż 120 dni
Jeśli termin zapłaty przekracza 120 dni od doręczenia faktury i został ustalony z naruszeniem przepisów, wierzyciel może odstąpić od umowy albo ją wypowiedzieć. W takim przypadku należności za już dostarczone towary lub wykonane usługi stają się wymagalne w ciągu 7 dni od wypowiedzenia.
To rozwiązanie jest mocne, ale nie zawsze będzie najlepsze biznesowo. Przy stałej współpracy zerwanie umowy może oznaczać utratę ważnego klienta. Z drugiej strony dalsze dostawy dla firmy, która od miesięcy finansuje się kosztem dostawcy, często powiększają problem zamiast go rozwiązać.
Kiedy może zareagować UOKiK
Prawo zakazuje nadmiernego opóźniania się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych. UOKiK może wszcząć postępowanie wobec przedsiębiorcy, który w okresie trzech kolejnych miesięcy kalendarzowych nie zapłacił w terminie albo zapłacił po terminie świadczenia o łącznej wartości co najmniej 2 mln zł.
Każdy może zawiadomić urząd o podejrzeniu takiego zatoru, ale zawiadomienie nie oznacza automatycznego wszczęcia postępowania. Organ analizuje informacje, bada konkretne transakcje i ocenia, czy spełniony został ustawowy próg. Znaczenie mają między innymi faktury, terminy wymagalności i rzeczywiste daty zapłaty.
Postępowanie administracyjne nie zastępuje pozwu o zapłatę. UOKiK nie odzyska za wierzyciela pojedynczej faktury, dlatego firma powinna równolegle pilnować własnego roszczenia, odsetek i terminów przedawnienia. Działanie urzędu może wywrzeć presję na dużym dłużniku, lecz nie jest prywatną windykacją.
Za nadmierne opóźnienia może zostać nałożona kara administracyjna. Jej wysokość zależy między innymi od wartości i długości przeterminowanych płatności, a także od współpracy przedsiębiorcy z organem. Szczególne znaczenie ma to dla firm, które traktują opóźnienia nie jako przejściowy problem, lecz jako stały model finansowania działalności.
Pierwsza przeterminowana faktura jest sygnałem do działania
Najbardziej praktyczny wniosek jest prosty. Nie warto czekać, aż zaległość urośnie do kwoty, której odzyskanie zacznie zagrażać płynności firmy. Po kilku dniach opóźnienia trzeba sprawdzić dokumenty, po kilkunastu podjąć formalny kontakt, a przy powtarzających się zaległościach zmienić warunki współpracy, zażądać zaliczki albo ograniczyć dalsze dostawy.
Przepisy dają wierzycielowi odsetki, rekompensatę i ochronę przed skrajnie długimi terminami, ale nie zastąpią oceny wypłacalności kontrahenta. Najskuteczniejsza ochrona przed zatorami łączy dobrą umowę, sprawny obieg faktur i szybką reakcję na pierwsze opóźnienie. Gdy dłużnik jest już niewypłacalny, trzeba dodatkowo przeanalizować windykację sądową, zabezpieczenie roszczenia albo postępowanie restrukturyzacyjne.
